秘书语言是一种特殊的语体①，即秘书语体，它是现代汉语在秘书工作这一特殊交际领域的功能变异，而不是独立于现代汉语之外的另一门语言。秘书人员在为领导者提供事务辅助及政务参谋时便是在这样一个语言环境下工作的。尤其是文字秘书，他们的主要职责就是为领导起草文书、撰写公文等各种实用文体。本文就是以公文为代表来浅谈秘书语言的书面表达。首先写了秘书书面表达与一般书面表达的不同，接着从个人观点，引用古、现代的例子提炼、透析了秘书进行书面表达的特点，最后就秘书书面表达的文采性问题发表了自己的见解。

在企事业单位中，秘书完成撰稿后，其写作的主体不是秘书本人。公文书面表达的主体是依法成立并以自己名义行使职权和承担义务的单位。公文内容代表的是单位的意志，它必须以单位的名义或其法定代表人的名义制发。公文撰写虽由秘书个人，但他代表集体意志写作。秘书书面表达的写作不是因为其写作的需要被自身意识到，然后产生写作动机驱使秘书去完成，而是因为企事业单位领导意识到写作的需要，然后有秘书执笔，才导致了公文书面表达的产生。同时公文的目的和目标的确定，也不是秘书自身写作欲望的需要，而是领导根据政治、经济、行政管理及公务活动的需要确定。因此，公文写作只是按上司或领导既定意图的需要“代为执笔而矣”。这一点也于其他书面表达有很大的区别。另外，秘书的书面表达与其他书面表达还有很多的区别，如实用性和时限性等。我们了解它与其他书面表达的区别有助于我们更加深刻了解公文的特点及写法，有着十分重要的现实意义。

秘书能否写出好的公文，发挥预期的功效，与秘书的理论水平、思想素质、写作技巧等有着密切的关系，也与秘书驾驭书面语言的能力有着直接关系。要想写出一篇好的文章来并不是一件很容易的事。1700年前晋代陆机就书面表达的难处写的淋漓尽致：“每自属文，尤见其情：恒患意不称物，文不逮意。盖非知之难矣②”，其后宋代苏轼诠释了这一“能之难”：观物之妙，不能了然于胸，了然于胸，不能了然于口和手。而秘书进行参谋辅助领导、中介服务等各方面的活动，最基本的手段就是以公文撰写为主的书面表达。从古至今，各级领导非常重视写作，尤其是建国后，中共中央领导重视关于电报、报告、指示、决定等实用公文的写作。着重指出秘书写作中滥用省略、篇幅冗长的特点等，90年代又指出了公文表达中存在诸如标点符号、文字简洁、情况属实等问题，现在，党政机关及企事业单位也非常的重视公文的书面表达，对秘书书面表达提出了很高的要求，秘书要想达到这些要求，首先要了解秘书语言书面表达的特点：

准确性。公文的准确性是指对党和国家的方针、政策、法律以及有直接规定的理解要准确；撰写公文要完整，准确的体现领导机关的意图；使用文种要正确等。这些都是作为一名秘书人员撰写公文最基本要求，我要阐述的是与秘书语言的书面表达有着十分直接联系的内容：

其一是用词要准确。毛泽东在《工作方法六十条》中指出：“文件的准确性属于概念、判断、推理的逻辑问题③。”词时用来表达概念的，我们在撰写公文时，对所用词语要认真推敲，看能否准确表达概念所反映的事务的本质属性。托尔斯泰说过：“语言艺术家的技巧就在于寻找唯一的需要的词的唯一需要的位置。”秘书应该是语言艺术家。所以在遣词方面一定要找到唯一的词和唯一需要的位置。《国家行政机关公文处理办法》1993年11月21日修改稿比1987年2月18日发布的文件在用词方面就准确些。例如：

1987年稿：“公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关和公文种类。”

1993年稿：“公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关并准确标明公文种类。”

其中两份文件中都说明了公文标题的三要素：公文内容、发文机关、公文种类。但在语言表达时，公文内容与种类一定不能省略，而“发文机关”有时可以省略。如中国人民银行发布的1996年三号令，标题为“境内机构对外担保管理办法”，此处就省略了发文机关“中国人民银行”。如果按1987年稿，“标明”分别受“一般”和“应”修饰，而“标明”所带宾语是一个联合宾语，可以分解以下两句，即“一般”应标明“发文机关”，“一般”应标明“发文种类”。前一句表述符合客观实际，是正确的；后一句就是错误的，因为所以公文标题都不能省略发文种类，而“一般”所表达的意思是:有的公文标题可以不标明发文种类，这显然是错误的。因此1993年稿将原句分成两句，分别用“一般”和“准确”而限制“标明”，强调不仅要标明发文种类，而且要准确标明发文种类。因此在行文中，用词准确，一方面能将制文单位的目的、意图、办法、内容真实反映出来，另一方面，也能让执行者正确把握文件内容，防止“仁者见仁，智者见智”的局面。

其二，人名、地名、时间、简缩要准确。在书写公文时，若该公文是一位领导或代为领导行文时，在署名处必须写上发文机关具体负责人，必要时写上头衔，不得只写姓不写名。如:中华人民共和国主席胡锦涛；在公文中出现地名一律用全称。如“上海”“北京”“山东”“重庆”不能写成“沪”、“京”、“鲁”、“渝”；同时对于公文出现的时间必须注明年月日，并且年份一律用全数，不得省略。例如：“二○○七”，不得写成“○七”。另外公文中特别生僻的语词，其意义多为读者不能理解，也应当做必要的解释。如《国家行政机关公文处理办法》第二十八条规定：“文中使用简称，一般应当先用全称并注明简称。例如“个人所得税代扣代缴暂行办法”第一条:“为加强个人所得税的征收管理，完善代扣代缴制度，强化代扣代缴手段，根据《中华人民共和国个人所得税法》（以下简称税法）特制定本办法。”该条在用了全称后，用括号注明了简称，但要注意，简称只适用本文件。也就是说，这种简称具有临时性，不具有通用性。

其三，标点符号要准确。标点符号是公文中重要的组成部分。使用准确与否，会直接影响到公文内容的表达。在公文中，经常使用逗号和句号，我们要防止一逗到底的现象。如“三日内蒙古共和国有暴风雪”本来，在“三日内”后边应有逗号，这样，语义就十分明确，但若缺少这一逗号后，语义就会大大改变，甚至带来严重的错误。

公文是一种以实用为目的的文种。要达到这种目的，必须以准确真实为本，反对为追求语言的华丽而扭曲文章的内容。隋初隋文帝杨坚时，文风受到南北朝的不良影响，过分追求词句的华丽，而不重视内容，空洞浮夸、不切实际。治书侍御史李谔是一个颇有辩才之人，他非常反对这种做法，遂写《上书正文体》上奏皇帝，要求改变这种不良之风。据《隋•李谔传》载“竞骋文华，遂成风俗……遗理存异，寻虚逐微，竞一韵之奇，争一字之巧，‘连篇累牍’④，不出月露之形，积案盈箱，唯是风云之状……。”今天这对我们有很大的借鉴作用，进行书面表达的重心是准确性、真实性。对此，叶圣陶先生有一段精辟的论述：“公文不一定要好文章，可是必须写的一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人不折不扣地了解你说的是什么⑤。”也许从形象思维角度看，公文确实不一定是好文章，但从理性思维的角度看，达到了叶圣陶先生所提的要求，何尝不是好文章呢？

简洁性。公文的简洁性，历来受到人们的重视和赞扬。不少仁人志士主张治理国家的公文写的短些，反对拖沓冗长、反对做表面文章。朱元璋责打刑部主事茹太素，就因为他把本来五百多字就能说清楚的奏疏写成万字长篇。秦李斯的《谏逐客书》，三国诸葛亮的《出师表》，晋李密的《陈情表》等奏议。都是古人为我们留下的既短又好的公文名篇。毛泽东同志在《反对党八股》中指出：“我们应当研究一下文章能够怎样写的短些，写的精粹些。”建国后，有他提议制发的《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》中明确指出：“凡文电必须认真压缩……写报告时必须注意文字的简明扼要，条理清楚，便于阅读。”可现在有些公文写的长篇大论，既冗长又杂乱。原因就是没有理会公文的简洁性。我们可以从以下几方面克服语言的拖沓、冗长，力求简洁精粹。

首先，不写与主题无关的空话、废话。鲁迅先生说过：“写完文章后至少看两遍，竭力将可有可无的字、词、段删掉，毫不可惜。”这样会使语言更精当地反映思想，做到文约事丰。朝鲜战场上，敌人对我军阵地进行严密封锁，粮食寒衣等供应出现严重困难。彭德怀司令员向党中央求援的紧急电报中只有六个字，即“饥无粮，寒缺衣。”该电报可谓简洁的典范。一个“饥”字，一个“寒”字，高度反映了我军战士在面临极端险恶的情况下，用“无”、用“缺”而不用“需”或“要”，高度反映了党中央与全军战士血肉相连的亲情关系。如果这封电报改为“敌人封锁严密，将士缺粮少衣，火速将粮食、衣服运来。”也未尝不可，但没有前者明快简洁。其次，尽量用概括性强，简洁明快的词语。所谓概括性强的词语，一般指反映事物外延过大的属概念。例如“运输工具”是“火车”、“汽车”、“马”等的属概念。再不需要特别强调某类事物时，我们尽量用属的概念，而不用种的概念。这样反映范围既宽又节省文字，使文章简而精炼。如果文中使用全称过长，或内容太多，可先用全称后标明简称，以下文字均用简称，这样也能使文章简短精炼。例如《关于中国工商银行等四家银行与所属信托投资公司脱钩的意见》一文，就采用了此方法：“为贯彻银行分业管理的原则，进一步深化金融体制改革，恒顿金融秩序，加强廉政建设，保证国民经济建设的发展，现就中国工商银行、中国农业银行、中国银行、中国人民建设银行（以下简称四家银行）与所属信托公司脱钩问题提出以下意见。”如果该文不使用“四家银行”这一简称，后面的文章将“四家银行”的名字一一列出，那就十分累赘。

文学创造中常说的“文似看山不喜平”即人们所说的“作文贵曲”使用的是曲折的手法，而我们所写的公文应以直笔为贵，公文是讲实用性的，让人直接清楚了解表达的内容，不产生歧义。我们在实际操作中，注意综合分析材料、寻找规律、讲究概括，这样才能厚积薄发。

庄重性。公文用语非常讲究其庄重性，这与文学写作用语有一根本性的区别。公文用语之所以特别强调庄重，是由于公文写作的特殊性质决定的。“庄重”即庄严郑重，它是有党和国家处理公务应有的严正立场和严肃庄重态度在公文中的体现。《毛泽东选集》中那一篇篇“声明”、“布告”、“命令”和“公告”，使我们深深感到那庄严郑重的气势是文学用于无法相比的。庄重的语言不会让人感到虚虚实实、真真假假。前几年我们常听到因工作需要公费用餐要坚持“四菜一汤”的标准。这个提法缺乏可操作性。“四个菜”是什么菜？是“四素”、“四荤”还是“四鲜”？“一个汤”是什么汤？是“清汤”?还是“燕窝汤”？由于提法缺乏严格的科学性，可大可小、可高可低，这样就容易被一些同志钻空子。所以公文在表述事物，尤其是些政策性问题时，一定要言之有理，言之有物。

以说明为主的表述方式。说明就是以简单明了的语言来解说事物、剖析事理。在公文中所说的事物、所剖析的事理主要是指行文的事项、依据、目的、原则、方法、步骤、执行范围等。公文中的说明通常具有抽象、精炼、概括的特点。例如《山西省人才市场管理办法》就是表述山西省人民政府为规范所属范围内的人才市场行为所指定的各种政策。

第一条  为规范人才市场行为，维护人才市场供需双方的合法权益，保障人才市场健康发展，根据国家有关规定，结合我省实际，制定本办法。

第二条  凡在我省境内的人才市场、中介机构人才招聘，应聘活动均需遵循本办法。国家另有规定除外。

第三条  人才市场实行公开、平等、竞争、择优和个人自主择业，单位自主用人的原则。

其中第一条说明了制定人才市场管理办法的目的；第二条说明执行本办法的范围；第三条说明人才市场应遵循的原则。这三条均用的是说明性的文字，简明扼要、观点鲜明。

公文的主要表达方式以说明为主，同时也适当的兼用叙述和议论。但公文中的叙述与议论又有别于一般文章的叙述和议论：一般文章是把人物的活动、经历、事情的发生、发展以及事物的变化过程表达出来的一种方式；而公文的叙述则要求概括性的直述其事，叙述的目的不在于对人或事的描述去感动人，而

在于通过对人或事的介绍，或提供制文的目的、依据或使有关人员对发生的事有正确的认识和理解，从而促使部门、单位、负责人等对工作的加强。

秘书进行书面表达的直接目的就是进行制作公文（广义公文），而公文是依法行政和进行各项活动的工具，因此公文是办事的工具，具有很强的实用性。公文写作的好坏就要看它能否起到预期的功效。但是现在秘书撰写公文时表现出许多弊病，千篇一律。致使人们提及公文时就与“空话连篇，言之无物”、“语言无味，像个瘪三”联系在一起。公文就是板起面孔讲官话，单调、枯燥、干巴、平淡的代表。其实，上述现象是有些人对书面语言庄重性、朴实性要求的片面理解。以为庄重就不能抒发情感，朴实就不能使用生动的语句。于是公文语言在运用上便越来越枯燥无味，好像患了“贫血病”和“营养不良症”。甚至还有人认为公文属于应用文，不是文学作品，只要通俗、明白，要什么文采?于是不少公文就只有抽象的道理，缺少了具体形象，便只有一二三的叙述，没有生动鲜明的论证，于是写出来的文章虽合规范、有章法，却没有了生气。形式呆板、语言枯燥。正所谓“言之无文，行而不远”。

除了国家的法律法规及方针政策等具有特殊权威性的文件外，其他一般公文的撰写也应被赋予文采气息。在这里并不是说书面表达用语华丽，而是在原有严谨、庄重的原则上，公文的文采经过选择加工后，能够增强书面表达表现力的词语。但它不一定是华丽的词藻，因为华丽词藻的堆砌并不能产生文采。巴尔扎克说过：“语言的美来自思想而不是词藻。”所以，生动的语言也可以使文章增添文采。就是那种激起人们思想活力的词语；那种质朴无华、情真意切、浅中见深、平中见奇的语言也具有文采。就在于如何对言辞进行选择加工。

讲究公文的文采并没有损害公文严肃庄重的形象。《毛泽东选集》中也运用了排比、综说、层递等修辞手法，加之语气坚定、逻辑严密，构成了排山倒海之势。如“奋勇前进，坚决彻底、干净、全部地歼灭中国境内一切敢于抵抗国民党反动派，解放全国人民，保卫中国领土主权的独立和完整⑥。”作者以“奋勇前进”这个使令动词做句首，接着是一个祈使语气的排比词组——“坚决、彻底、干净、全部的”，并用这个排比词组对后面的“歼灭中国境内……保卫中国领土主权的独立和完整”一语进行“综说”修辞。让人民欢欣鼓舞，令敌人闻风丧胆，气势雄伟无比。文中使用的修辞手法并没有损害公文的严肃性与庄重性，使内容更加形象具体，富于生动。